Privacyverklaring
De Lovie vzw hecht veel belang aan het respecteren van je privacy en de bescherming van je persoonsgegevens.
In deze privacyverklaring willen we op een duidelijke en transparante wijze uitleggen hoe en met welke zorgvuldigheid wij omgaan met je persoonsgegevens en wat wij doen om te waarborgen dat je privacy wordt bewaakt.
De Lovie vzw houdt zich aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 27 april 2016, van toepassing met ingang van 25 mei 2018.
- Je persoonsgegevens worden verwerkt in overeenstemming met het doel waarvoor ze zijn gevraagd. De doelen zijn beschreven in deze privacyverklaring,
- De verwerking van je persoonsgegevens is beperkt tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden gevraagd,
- We vragen uitdrukkelijke toestemming als wij persoonsgegevens bijhouden die niet tot de omschreven doelen behoren,
- We nemen passende technische en organisatorische maatregelen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is,
- We geven geen persoonsgegevens door aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt,
- We informeren jou over je rechten omtrent je persoonsgegevens en respecteren deze rechten.
Indien je na het lezen van deze privacyverklaring vragen hebt hierover, dan kan je contact opnemen met:
Christel Noppe
De Lovie vzw
Krombeekseweg 82
8970 Poperinge
057/344 234
Op welke grondslagen is de verwerking van persoonsgegevens gebaseerd?
De Lovie vzw verwerkt de persoonsgegevens op basis van volgende rechtsgrondslagen:
- We kregen toestemming van jou om de persoonsgegevens te verwerken,
- De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om de overeenkomst opgemaakt tussen jou en De Lovie vzw te kunnen uitvoeren,
- De verwerking van persoonsgegevens is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen,
- De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk om de vitale belangen van de persoon te beschermen,
- De verwerking van de persoonsgegevens is noodzakelijk voor de vervulling van een taak van algemeen belang of de uitoefening van het openbaar gezag (vooral de overheid).
Waarom worden je persoonsgegevens verwerkt ?
We gebruiken de verzamelde gegevens alleen voor de doeleinden waarvoor we de gegevens hebben verkregen en bewaken dat deze correct zijn.
Voor de zorgvragers, ouders, voogden, bewindvoerders en andere betrokkenen uit de context:
Je persoonsgegevens worden door De Lovie vzw gebruikt om de noodzakelijke en kwaliteitsvolle ondersteuning aan de zorgvrager te kunnen bieden en de nodige administratieve zaken en wettelijke verplichtingen te kunnen regelen.
Voor de medewerkers verbonden aan De Lovie vzw:
Je persoonsgegevens worden voor volgende doeleinden gebruikt:
- om het loonbeheer en de personeelsorganisatie mogelijk te maken,
- om contact te kunnen opnemen en te kunnen communiceren met de medewerker,
- om de opleiding en de loopbaan van de werknemer te kunnen plannen,
- om de planning van het werk, de opvolging en de controle van de prestaties mogelijk te maken.
Voor sollicitanten:
Je persoonsgegevens worden voor volgende doeleinden verwerkt:
- Om je in overweging te nemen als kandidaat voor een openstaande vacature (tijdens het doorlopen van de sollicitatieprocedure),
- Indien je niet weerhouden wordt voor een vacature, maar we vinden je profiel wel interessant voor een volgende vacature, dan bewaren wij je CV en motivatiebrief om je terug in overweging te kunnen nemen bij een volgende vacature.
Voor anderen:
Je persoonsgegevens worden enkel verwerkt in functie van het doel waarvoor ze bijgehouden worden en worden niet langer bewaard dan strikt nodig is om de doelen te realiseren waarvoor je gegevens worden verzameld.
Verstrekking van persoonsgegevens aan derden
De persoonsgegevens kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen of passend binnen de hierboven beschreven doeleinden.
Voorbeelden van een derde partij (niet-limitatief):
- In het kader van de subsidiëring dienen wij bepaalde gegevens door te geven aan het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH),
- Apotheek voor medicatie van zorgvragers,
- Sociaal secretariaat voor de opmaak van loonfiches,
- RSZ en fiscus voor verplichte aangifte van tewerkstelling, aftrek van de sociale en fiscale bijdragen van het loon en voordelen,
- …
Indien de GDPR-regelgeving dit vereist, wordt met derde partijen een verwerkersovereenkomst afgesloten waarin afspraken gemaakt worden om de beveiliging van je persoonsgegevens te waarborgen.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen welke gevestigd zijn buiten de EU.
Bewaartermijnen
De Lovie vzw valt voor de bepaling van de bewaartermijn van de persoonsgegevens onder de wettelijke verplichting ‘subsidiëring door de overheid’, met name het Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap (VAPH). We baseren ons op de infonota ‘Bewaartermijnen vergunde zorgaanbieders’ van het VAPH van 26/11/2019.
- Gegevens van zorgvragers: 30 jaar vanaf de laatste aanpassing van het dossier, ook voor de minderjarigen. Met uitzondering van de jongeren die onder het Agentschap Opgroeien vallen: voor hen is het tot deze persoon 35 jaar is. Voor het bijhouden van de individuele dienstverleningsovereenkomsten: 10 jaar. Voor het klachtenregister: 5 jaar. Voor de medische dossiers: 30 jaar startend na het laatste consult,
- Personeelsdossiers: van medewerkers in dienst: gegevens steeds bewaren. Na uitdiensttreding: 5 jaar bewaren. Na ontslag: 10 jaar bewaren,
- Niet-weerhouden kandidaten sollicitaties: maximum 2 jaar,
- Boekhoudkundige/financiële registraties : 10 jaar (behalve jaarrekening die 30 jaar is),
- Vrijwilligers: 1 jaar na beëindiging vrijwilligersopdracht.
Beveiliging van de gegevens
- Onze medewerkers zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens en de geldende beveiligingsmaatregelen,
- Alle personen die namens De Lovie vzw van gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan het beroepsgeheim,
- Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking,
- Verschillende pagina’s van de website bevatten linken naar andere sociale media. De in dit document opgenomen richtlijnen over gegevensbescherming gelden enkel voor onze website. Wij raden u aan de bepalingen over gegevensbescherming op de andere sociale media te bekijken. Wij zijn niet verantwoordelijk voor de inhoud van andere sociale media waarvan u via linken op onze website wordt doorverwezen.
Je rechten omtrent jouw gegevens
Je hebt recht op inzage en op correctie van jouw gegevens. Het recht op inzage is niet absoluut. Je mag geen gegevens over anderen dan jezelf lezen en geen eigen notities van de medewerker. De zorgverstrekker kan inzage weigeren van gegevens waarvan hij oordeelt dat ze een ernstig gevaar voor je gezondheid kunnen opleveren. In dat geval kan alleen een ander door u aangeduid zorgverstrekker je dossier lezen.
Bij vragen op inzage van de zorgvrager, zorgen we ervoor de informatie verstaanbaar te maken voor deze persoon, gelet op de doelgroep die wij begeleiden. Het is goed dit mondeling toe te lichten aan de zorgvrager zelf en indien nodig bv. beeldtaal te gebruiken.
Tevens heb je recht op verwijdering van persoonsgegevens en kun je bezwaar maken tegen de verwerking van deze persoonsgegevens (of een deel hiervan) door ons of door één van onze verwerkers voor zover deze gegevens niet nodig zijn om te voldoen aan de wettelijke verplichting en/of het uitvoeren van onze opdracht.
Ook heb je het recht op een kopie van je gegevens of kan je ons toestemming geven om je gegevens over te dragen aan een derde.
Cookiebeleid
Voor meer informatie over hoe we deze cookies gebruiken en uw keuzes met betrekking tot deze trackingtechnologieën, verwijzen we u naar ons Cookiebeleid.
Vragen of klachten
Voor allerlei vragen omtrent de verwerking van je persoonsgegevens kun je bij ons terecht. Ook als je een klacht hebt over de verwerking van je persoonsgegevens, dan vragen wij je hierover eerst contact met ons op te nemen.
DPO De Lovie vzw, Christel Noppe
Krombeekseweg 82
8970 Poperinge
dpo@delovie.be
057/344 234
Je hebt ook altijd het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit of de Vlaamse Toezichtcommissie. Dit zijn de toezichthoudende autoriteiten op het gebied van privacybescherming.
Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
+32 (0)2 274 48 00
+32 (0)2 274 48 35
contact@adp-gba.be
Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens
Koning Albert II laan 15, 1210 Brussel
02 553 20 85
contact@toezichtcommissie.be
Wijzigingen privacyverklaring
Indien De Lovie vzw een wijziging aanbrengt in de privacyverklaring, dan zal deze aangekondigd worden op de website.
Versie 17/01/2022